Como Gerenciar Equipe em Home Office
Gestão

Como Gerenciar Equipe em Home Office

Aprenda algumas técnicas e ferramentas para gerenciar equipe em home office e manter o desempenho de sempre – ou até melhor!

A pandemia de Coronavírus (Covid-19) obrigou muitas empresas a operar, pelo menos em parte, em home office.

As distribuidoras não são exceção. Nesse momento de crise generalizada, precisamos minimizar os prejuízos

O home office ainda é um assunto muito mistificado no Brasil, e para a maior parte dos gestores, é um grande desafio. 

Neste artigo, vou te mostrar tudo o que precisa saber para gerenciar equipe em home office.

O que é Home Office?

Home office é um termo importado do Inglês, que significa:

Home = Lar
Office = Escritório

Podemos interpretar em uma tradução livre que home office possa ser traduzido como, escritório no lar.

É importante frisar que, apesar de usar palavras importadas, o termo home office é usado pelos brasileiros. 

Os falantes nativos da língua inglesa, usam o termo work from home para expressar a ideia de trabalhar em casa.

Ele também é chamado de trabalho remoto, mas não são a mesma coisa. 

No trabalho remoto o colaborador é monitorado. Seu supervisor pode acessar e observar, a qualquer momento o que ele está fazendo, enquanto estiver logado no servidor da empresa.

Operar em home office é uma boa ideia?

Ainda existe muita desconfiança e preconceito em cima do home office. Entretanto, muitos descobrem que o funcionário em casa pode ser muito mais produtivo e barato, já que despesas como transporte e uniformes se tornam desnecessárias.

Reuniões feitas via ligações ou vídeo chamadas eliminam a necessidade de locomoção, até mesmo dentro da empresa, o que poupa o precioso tempo que pode ser empregado a alguma tarefa mais relevante.

O home office é uma excelente ferramenta para os setores mais burocráticos como o administrativo, departamento de pessoal, financeiro e até mesmo recursos humanos de qualquer empresa. 

E isso vale para a equipe comercial também, contatar clientes via telefone e e-mail é uma opção mais segura e eficiente para todos.

Como adaptar a rotina da equipe ao home office?

Antes de mais nada, você precisa observar as necessidades da sua empresa. 

Se é necessário e primordial que todos trabalhem durante o mesmo horário, devido a necessidade de trabalho em equipe e troca rápida de informações. 

Ou se definindo demandas e prazos, partindo do pressuposto que estes sejam cumpridos, é o suficiente para que a empresa continue funcionando e sendo lucrativa.

Você terá mais do que nunca que analisar o desempenho de seus colaboradores, entretanto, lembre-se que é um momento de transição e adaptação. 

Seja humano, críticas construtivas e ferramentas são sempre bem vindas. 

Ofereça, agora mais do que nunca, o maior suporte possível. Muitos terão dificuldades em se adaptar, por isso, tente entender o problema e ajudar antes de desligar um colaborador. 

É muito mais barato cuidar de um colaborador treinado, do que pagar rescisão, acerto, gastos e tempo perdido contratando um novo colaborador que terá de passar por um processo de adaptação diferente, mas que pode ser igualmente demorado.

Você pode inclusive buscar a ajuda de um psicólogo ou terapeuta que ofereça algum tipo de convênio empresarial.

Como organizar tarefas em home office?

Ao fazer a transição do escritório para o home office, a organização é fundamental. Para te ajudar a mantê-la, a tecnologia é sua maior aliada.

Use Task Managers, aplicativos onde você pode cadastrar as demandas e tarefas para sua equipe, e ir acompanhando o processo de execução.

Um excelente Task Manager, é o Trello. Ele possui uma versão gratuita que funciona muito bem, e uma versão paga, que você não é obrigado a adquirir depois de determinado tempo, como alguns outros apps.  

Como comunicar-se com a equipe em home office?

Como expliquei no artigo 8 Dicas para Trabalhar em Home Office Sem Enlouquecer, uma parte importante do nosso funcionamento como ser humano é a comunicação com outros indivíduos.

Para quem está acostumado a ir até a mesa ao lado ou marcar aquela reunião na hora do cafézinho com o colega para discutir uma pauta do dia, a distância física pode se tornar um empecilho para a comunicação.

Apps como Whatsapp permitem comunicação via texto, áudio e vídeo. São muito bons para conversas entre poucas pessoas e situações em que um e-mail talvez não seja rápido o suficiente.

Inclusive, você pode criar listas de contatos com seus colaboradores para que recebam recados individualmente.

Atenção: não é recomendado que empresas criem grupos de whatsapp compulsórios. Isso porque viola-se uma informação particular do funcionário: o número de telefone. 

Pode parecer impensável, mas casos de assédio, brigas e chantagens são muito comuns nesse contexto.

O mais indicado é usar apps e plataformas que possibilitem login apenas com o e-mail, e orientar que os colaboradores o acessem através de e-mail corporativo.

Se já tiverem uma conta na plataforma escolhida, é recomendado que criem um usuário separado, apenas para o trabalho.

A separação do que é trabalho e do que é vida pessoal fica muito borrada, principalmente durante a adaptação ao home office e esse tipo de orientação é indispensável.

Você pode usar vários softwares gratuitos como:

Manter contato visual e auditivo também é importantíssimo. 

O cérebro dos seres humanos têm Neurônios-espelhos que estão localizadas no córtex pré-motor. São responsáveis pela maneira como aprendemos comportamentos e desenvolvemos habilidades observando outros indivíduos da mesma espécie.

Interagir ouvindo e principalmente vendo outro ser humano, é o que nos ajuda a regular nossos comportamentos para o que é normal, real e aceitável.

As videoconferências aliviam a sensação de solidão e confinamento.

Daily Meeting: começa o dia com a equipe em home office

Você já ouviu falar de Daily Meeting? Essa prática de gestão é uma pequena reunião pela manhã, com duração entre 10 e 15 minutos, onde cada um diz as demandas que pretende executar durante o dia.

Conversar um pouco, descontrair, tomar uma xícara de café “junto” com os colegas, propicia a sensação de pertencimento: “Eu não estou só. Mesmo separados, ainda somos um time.

No artigo, 8 Dicas para Trabalhar em Home Office Sem Enlouquecer, busquei na neurociência explicações para chegar a estas dicas de ouro.

Recomendo que leia este artigo, repasse a seus colaboradores e conhecidos que assim como muitos precisam se adaptar a essa nova realidade.