Sua empresa realiza atendimentos via WhatsApp? Veja como evitar multas da LGPD!
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Sua empresa realiza atendimentos via WhatsApp? Veja como evitar multas da LGPD!

Mesmo que pareça óbvio, o atendimento de excelência é um diferencial importante para toda empresa.

Seja presencialmente, por meio do WhatsApp ou outros canais digitais, é fundamental atender seu cliente com total excelência no processo.

E para isso, é importante que todos os profissionais de atendimento estejam treinados e capacitados para oferecer sempre o melhor suporte ao cliente, respeitando os padrões estabelecidos pela empresa.

Nós elencamos diversas dicas para otimizar a sua relação com o cliente através de contatos eficientes presencialmente ou por meios digitais. Sempre respeitando a legislação para evitar multas da LGPD, confira agora!

🔵 Qual a importância da sua empresa efetuar um bom atendimento?

Receber bem os clientes, esclarecer as principais dúvidas, estar disposto a realmente ouvir e entender suas necessidades são cuidados essenciais para um bom atendimento.

Toda empresa deve ter um padrão de atendimento que preza por manter os atuais clientes satisfeitos e atrair novos consumidores. Considerando que o bom atendimento é responsável por beneficiar a empresa, desenvolvendo uma imagem positiva da marca e seu setor.

Uma vez que, o cliente satisfeito comenta com seus amigos e familiares e indica a empresa. Tem-se a certeza de que as pessoas próximas também receberão um ótimo atendimento, tendo suas necessidades sanadas pelo negócio.

Adotar um padrão que seja eficiente e possa ser seguido por todos na corporação depende de treinamento contínuo. Sempre focando no objetivo de manter os clientes satisfeitos por meio da prestação de um atendimento de excelência. No qual o cliente se sente bem acolhido e tem suas necessidades realmente atendidas.

Afinal, é a partir de tal experiência oferecida a cada consumidor que a empresa poderá crescer, fazendo com que todos os setores possuam demandas graças ao atendimento diferenciado.

🔵 E como fazer um bom atendimento via WhatsApp?

O cliente precisa ter facilidade de encontrar canais de atendimento da empresa, que propiciam uma boa experiência, esclarecem suas dúvidas e atendem suas necessidades.

Migrar para onde o cliente está é um comportamento inteligente de empresas que buscam seu próprio crescimento através da satisfação de cada consumidor da marca.

Atender via WhatsApp Business agrega valor, possibilitando que sua equipe tenha ferramentas que facilitam a gestão do relacionamento com o cliente. O que naturalmente possibilita melhorar a experiência de cada pessoa que entra em contato.

Personalizar uma mensagem automática de saudação inicial, por exemplo, é uma funcionalidade que a conta comercial do WhatsApp oferece, proporcionando maior dinamicidade ao processo de atendimento.

Tendo em vista que a mensagem poderá questionar “como posso te ajudar?”, quando o atendente entrar na conversa, as informações iniciais já estão disponíveis para que o trabalho possa ser feito.

Garantindo maior praticidade, economia de tempo e consequentemente facilitando a produtividade de sua equipe. Afinal, contar com a tecnologia para acelerar processos é fundamental no cotidiano.

🔵 Como evitar as multas da LGPD em decorrência de atendimento pelo WhatsApp?

A LGPD (Lei Geral da Proteção de Dados) consiste na regulamentação de todas as empresas que atuam diretamente com dados de seus consumidores.

Para evitar multas é preciso se adequar às exigências da LGPD, atuando com responsabilidade em relação aos dados de todos os potenciais clientes que entram em contato. Algumas dicas podem ajudar a evitar transtornos, como:

1. Realize um diagnóstico da situação atual e estude-o

É preciso saber como estão sendo armazenados os dados, como essas informações chegam e quais são as pessoas autorizadas a manipular tais informações.

Entender o processo de atendimento ao cliente via WhatsApp Business permite encontrar eventuais irregularidades ou falhas e aperfeiçoar o procedimento interno.

De modo que, seja possível evitar vazamento de informações de seus clientes e multas em eventuais fiscalizações.

2. Atualize seus colaboradores sobre o que pode, ou não, ser feito com os contatos

Sua equipe precisa ser treinada para lidar com os contatos recebidos. São os colaboradores que lidam diariamente com as informações e eles precisam saber como evitar problemas, tomando as atitudes corretas.

Encaminhar informações de um comprador que está com problemas para que o setor responsável entre em contato, disponibilizando somente as informações estritamente necessárias é uma das orientações pertinentes.

Sempre é necessário reforçar quais são as autorizações que cada membro da equipe tem em relação ao acesso de dados, para que o risco de vazamento de informações pessoais seja minimizado.

Treinar de forma contínua sua equipe para que todos saibam como proceder com as informações passadas pelos clientes é o melhor caminho para criar uma cultura interna de respeito e zelo.

3. Implemente a forma de contato nos outros meios de comunicação

Divulgue em seu site, redes sociais e outros meios de comunicação o contato da empresa. De modo que, seja possível evitar fraudes envolvendo o uso de WhatsApp clonado, por exemplo.

Integrar o WhatsApp Business da empresa em seu site viabiliza redirecionamento simples, fácil e rápido para que o contato seja eficiente. Possibilitando rápida solução de demandas de seu público.

4. Utilize uma ferramenta de CRM adequada

Contando com uma ferramenta de CRM eficiente, o atendimento ao cliente terá riscos minimizados.

Uma vez que, todo o histórico de mensagens é registrado, os dados coletados são centralizados e armazenados em ambiente seguro e o acesso é controlado.

Esses são aspectos  fundamentais para que os riscos de vazamentos de informações sejam minimizados, viabilizando que sua empresa atue conforme as normas vigentes da LGPD.

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  • Envio de Campanhas;
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